[2008年9月10日

 

  • 向作报告炉火纯青的境界进发!


    马臻的博客
     

    读中学至今,各类报告作过几十场,但摸出点门道却花了十多年。

    读博士时,每年都有科研考核报告。有些博导喜欢事先在办公室里面让学生排练好了再去接受考核。而我的博导从来不陪练,哪怕是博士论文答辩,一定要我们自己独立接受考验撞得头破血流以后,他才在会后反馈报告的不足之处。第一次参加系里的考核我得了A-,他的反馈意见是:(1)我类似的数据图显示了好几次;(2)我最后结尾的时候说为了做这个报告,我看了这些杂志(罗列出杂志的照片)的几百篇文献;(3)我还没等问问题的人说完,就抢先回答问题。到后来,经过反复操练,作报告水平有了明显的进步。那时,除了每年要做一次系里的考核报告以外,我们小组每人每年得在组里做三场文献或者科研报告。别人往往讲一篇文章或者一个工作,我把我看的文献串起来,用自己的语言作小综述。特别是看了一些作报告的书以后,加强了理论修养,以至于每次出去做报告,会后都有听众主动对我说棒极了。现在,我来总结一些(根据我自己体验和看书学会的)以前我不知道的奥妙。

    1)报告不等于科研实验论文

    很多人做报告都按照一篇科研论文的骨架进行,但是Niemantsverdriet
    教授的网上资料http://www.efcats.org/pages/presentation/presentation.html说,报告不等于科研论文。好的报告听起来如介绍自己课题组系列工作的小综述,如Accounts of Chemical Research。在催化界,有个杂志叫Topics in Catalysis,里面有些介绍自己工作的小综述(overview)颇似报告的风格。如21.  L. Mink, Z. Ma, R.A. Olsen, J.N. James, D.S. Sholl, L.J.  Mueller, F. Zaera*, The Physico-Chemical Properties of Cinchona Alkaloids Responsible for their Unique Performance in Chemical Catalysis, Topics in Catalysis 48 (2008) 120-127. http://dx.doi.org/10.1007/s11244-008-9041-z 这些overview的特点在于:(1)没有实验部分;(2)用通俗的语言讲出了科研点子和课题发展的逻辑线索和主要结论。        

    2)从听众角度分析听众需要什么

    这一点我博士毕业以前从来也没有听说过!<<Presentations that Persuade and Motivate>>, p. 6, "Who's your audience? When you're preparing to deliver a persuasive and motivating presentation, it's easy to believe that the upcoming speech is all about you and your ideas. It isn't: It's about your listeners. Before you can figure out exactly what you're going to say, you need to think about who your audience is--and what they'll require from you in order to buy into your argument." 就是说事先了解、分析听众的层次(他们是什么文化层次?是大学生还是专家?他们对本课题的了解程度是多少?)和需要(他们想听什么?)同时还思考:凭什么听众要听我的报告? 怎么建立起我的听众的联系?我的报告能解决听众的什么问题?听了我的报告,听众是否能有启发而开展后续工作?如果听众听了感到对他自己的科研(无论是科研哲学方法还是具体的拓宽应用)有帮助,那么听众就愿意听这场报告。做报告的人的任务就是剪裁自己的报告,并把这种联系”(connection)点出来(比如在报告结尾展望道:后续工作可以如此这般开展,我们的东西在其它什么什么领域也可以进一步尝试)。

    3)报告要有中心思想和藏宝图或者说地图

    实现要想:我这场报告的中心思想是什么?要突出哪几个要点?我希望听众离开会场后,记住我的哪几个要点?留下什么印象?<<Presentations that Persuade and Motivate>>, p. 4, "Think about that upcoming talk you have to give. What's it purpose?"

    在具体的报告中,要有一张地图。在引出主题的时候,亮出这张地图,上面好比说有四个箭头,然后对听众说本报告要讲四条路线(四个方法、四个点子),然后每讲一条路线,还是出现这张图,只不过把要讲的箭头用红笔加粗。<<Presentations that Persuade and Motivate>>, p. 136, "Once you've gotten the audience interested, they start wondering, 'Where are we going?' If the terrain is complicated, they may need a road map. A 'Table of Contents' slide will help them understand what you want to do. As you start each new section of the outline, return to that slide to help your audience understand where they are, where they've been, and where they're going."从上可见,报告的结构是非常重要的。关于藏宝图,见以下别人报告的第四页,这样的图在报告中反复出现,指出已经走了什么路,接下去要走什么路:
    http://alchemy.chem.uwm.edu/sanluis4/SummerSchoolPDF/Zaera.pdf

    4)一上来就抓住听众的注意力

    好的电视广告只有60秒,却能抓住观众的注意力。同理,如果一上来不能抓住听众的注意力,那么听众就不吸收报告的内容了。<<Presentations that Persuade and Motivate>>, p. 135, "The audience arrives wondering: Why should we care? Why is this important? So, rather than jumping straight into the history of federal housing on Indian reservations, start by describing the current housing crisis. You get your listeners' minds working (How did this come about? How can we solve it?) in ways that give them context for the historical discusion."吸引注意力的方法有几种,如讲故事、引用格言、提出惊人的言论、列出报纸的统计数据、对观众问问题、讲自己和听众的联系等。

    5)在做报告途中继续吊起听众的注意力

    http://www.efcats.org/pages/presentation/oralpresentation.html网页说,如果你讲一篇文章,听众的注意力随着时间的推移递减,到最后结论部分才上升。要吸引听众,就是要不断地在当中加料、加油。也就是说要把报告分为几个部分(几个例子、几条路线)。这样,每一部分的开头,听众有新鲜感。

    http://www.efcats.org/pages/presentation/oralpresentation

     

    6)带着激情去做报告

    为什么有些报告内容是好的,效果却不好?因为做报告者缺乏激情。如果实验是他做的,他对科研有激情,有阿基米德从浴室跑出来说知道了!知道了!的激情,做报告的时候就能反映出来。那么为什么要展现激情?有的书上说,如果你自己不爱你自己的科学,又怎能让下面的听众爱你的科学呢?又有的书说,当你站在讲台上的时候,观众就默认你有重要的、有趣的东西介绍给大家,而如果你表现出你讲的东西不重要、没有趣,那么听众就对你的可信度打折扣了。Chemical & Engineering News 2006, September 4, p. 102
    说到为什么有的人评不上教授?是因为他做报告的时候用一种保留的、冷冷的态度来介绍自己的工作。

     

    7)回答问题部分

    注意倾听和理解问题,等听众问完了才回答问题。遇到棘手的问题,把这个问题用自己的语言先复述一遍:如果我没有理解错误的话,你问......,是这个问题吗?这是问问题的人会说:是的。很多书上说,当听众说是的时候,听众的敌意就消除了,他感到你的确重视他的问题。另外,当遇到不礼貌的挑衅问题时,用自己的语言重新包装(reframe)这些问题。

    8)其它细节

    如作报告不要站在讲台后面,要站在大家注意的焦点;不要站在听众和屏幕之间;要和听众目光交流,不要眼睛盯着屏幕屁股对着观众;不要读稿子;不要超时;不要罗嗦等。

    这里介绍三本好书:

    The Exceptional Presenter (by Timothy J. Koegel)介绍了做任何报告(包括商业报告和科学报告)的基本功,包括体态语言、手势、眼神、面部表情、语言技巧等,非常有用!有趣的是,里面讲了一些做报告人不良的口语习惯,如:

    We actually...
    To be honest, ...
    Like I said before, ...
    I mean,...
    You know...
    We kind of...
    We need to..., OK?
    ..., right

     

    Presentations that Persuade and Motivate (Harvard Business Press)一书介绍了商业报告的方法,对科研报告也一样有启发,是相通的。里面有两个主旋律:怎么准备报告?怎么做报告?里面讲了很多以前没有听说过的东西,比如一上来吸引听众注意力有哪几种方法。

    Contemporary Public Speaking (Second Edition, by Courtland L. Bovee)更加难学,以教材形式介绍了作报告和演讲的方方面面,具有一定的深度。



     

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